Automatisches Generieren von Rechnungen / Verträgen

Hallo zusammen,

die Importfilter etc. sind mir bekannt - wir möchten allerdings einen Schritt weiter gehen und für bestimmte Artikel gerne die Rechnungen extern generieren.
Nun könnte ich mir alle Datenbankabfragen anschauen und diese nachbauen allerdings möchte ich mir die Arbeit und Versionsabhängigkeit gerne sparen.

Gibt es eine Möglichkeit dies vielleicht über eine Schnittstelle machen zu können?
Vielleicht darüber, wo auch die Shops angebunden werden?

Die Königsklasse wäre sogar das generieren von Verträgen (mit Intervall-Abrechnung) - so weit gehe ich aber nur im Traum

Für jeden Hinweis bin ich euch dankbar und teile natürlich auch gerne die Infos, welche ich zur Thematik gesammelt habe.
Schöne Grüße!

Die Königsklasse wäre sogar das generieren von Verträgen (mit Intervall-Abrechnung) - so weit gehe ich aber nur im Traum

Hallo,

Gehe mal zu:
Verkauf/Verträge/Vertrag bearbeiten...

oder liege ich da jetzt falsch?

Danke aber ich denke ja du liegst falsch.

Ich weiss das man dort Verträge einstellen kann, Intervalle und Co und wir nutzen dies auch.

Ich möchte aber mit dem Inkrafttreten einer Kundenbeziehung Rechnungen oder sogar Verträge hierzu extern generieren können - mit den entsprechenden Einstellungen.

Der Begriff "EXTERN generieren" würde mich interessieren, was Du darunter verstehst.

Unter Verträge kann man nämlich "Verträge" anlegen mit einem beliebigen Intervall... und man kann diesen Vertrag sogar automatisch als "Rechnung" buchen lassen.
Das heißt: wenn die Rechnung fällig ist, z.B. wöchentlich, dann wird diese automatisch gebucht und man muss nur noch ausdrucken / versenden.

@Sebastian: Ja das weiss ich und nutzen wir bereits seit längerer Zeit.

Ich möchte quasi mit einem neuen Kunden den evtl. abgeschlossenen Vertrag, welches sich bedingt durchs Geschäft machmal mehrfach im kleinen Ergibt automatisch dort anlegen und den Rest dann CAO machen lassen.

Aber initial muss ja irgendwer dafür sorgen, dass ein Vertrag da ist.

Und genau dies soll ein Automatismus - welcher logischerweise aus einer anderen Quelle angestossen wird - ausführen.

Hoffe das macht mein Anliegen klarer?

nein, mir ist es leider nicht klarer.
würde gerne helfen.

Ich möchte Rechnungen und/oder Verträge automatisch anlegen - ohne händisches zutun.
NICHT zusammenklicken sondern per Automatismus anlegen!

Was gibts dabei für Unklarheiten?!

Unklar ist, mit was die generiert werden sollen (mit welchem Programm).

Vorgänge anzulegen ist ein extrem komplexer Vorgang, an dem ich auch gescheitert bin in der "Mehrlagerfähigkeit".

Es gibt hier NUR die Möglichkeit, die Datenbank über Skripte zu "manipulieren".
Das ganze z.B. über eine PHP Veriante, welche die SQL Vorgänge abarbeitet.

Das "womit" betrachte ich völlig unabhängig vom eigentlich Vorgang.
Ob ich nun mit php-mysql in die Datenbank schreibe oder mit einer nativen Anwendung spielt doch erstmal keine Rolle - das auszuführende auf der Datenbank ist in beiden Fällen das gleiche.

Ich werde mir das Vertrag-Anlegen mal näher anschauen.

Ich fand die Abbildung in der Datenbank jetzt erstmal nicht grossartig kompliziert.
Es gibt eine Tabelle vertrag und dazu die positionen in vertragpos(itionen).
Im Prinzip genau wie rechnungen, angebote etc - nur eben angereichert um die Vertragsdaten.

Woran bist du genau gescheitert?
Mehrlagerfähigkeit - ich benötige keine Lager bzw. habe somit nur ein allgemeines Lager.
Wobei ich mir das nicht schwierig im Bezug auf "Mehrlager" vorstelle den dies ergibt sich ja letztendlich aus dem Artikel, auf welchen in vertragpos(itionen) verwiesen wird.

Es gibt hier NUR die Möglichkeit, die Datenbank über Skripte zu "manipulieren".
Das ganze z.B. über eine PHP Veriante, welche die SQL Vorgänge abarbeitet.

Da hab ich es schon geschrieben.
Du hast recht... MIT was Du das machst, ist eigentlich egal... wichtig sind die korrekten "Manipulationen" an der Datenbank via SQL-Befehle.

Man kann es z.B. über eine PHP Variante lösen (wie oben geschrieben).

Deine Frage war aber nach einer Schnittstelle...
und die müsstest Du eben selbst "erzeugen" in Form von z.B. PHP... oder Java...

Dine fertige Schnittstelle gibt es nicht.
...und daran bin ich eben auch gescheitert in der Mehrlagerfähigkeit.

Die Mehrlagerfähigkeit funktioniert und wird eingesetzt.
Aber das automatische Umbuchen von Artikeln auf andere Filialen über Rechnung / Einkauf, Lagerzubuchung, Lagerabbuchung habe ich eben nicht hinbekommen. Dieser Vorgang ist extrem komplex.

Da hab ich es schon geschrieben.
Du hast recht... MIT was Du das machst, ist eigentlich egal... wichtig sind die korrekten "Manipulationen" an der Datenbank via SQL-Befehle.
Man kann es z.B. über eine PHP Variante lösen (wie oben geschrieben).
...
Die Mehrlagerfähigkeit funktioniert und wird eingesetzt.
Aber das automatische Umbuchen von Artikeln auf andere Filialen über Rechnung / Einkauf, Lagerzubuchung, Lagerabbuchung habe ich eben nicht hinbekommen. Dieser Vorgang ist extrem komplex.

Wie gesagt, mein Thema war nicht Mehrlagerfähigkeit - das mag Dir dabei auch helfen aber darum ging es mir im aktuellen Task nicht.
Ich persönlich hatte auch noch keinen Bedarf dazu, von daher hab ich mir die Details daherum nicht angeschaut.
Du schreibt aber einerseits es wäre im Einsatz, anderseits es würde nicht funktionieren gescriptet.
Ich vermute also du nutzt es nur CAO-intern und würdest es gerne scripten was aber nicht klappt?

Mir ging es ja darum überhaupt "laufenden Produkte" (Verträge im konkreten Fall Dienstleistungen) anzulegen.
Quasi ein Ereignis passiert irgendwo und anschließend gibt es in CAO einen Vertrag dazu.
Vielleicht erstmal noch nicht aktiv zum prüfen und freigeben - wie auch immer.

OK, ich hab es verstanden -es gibt bisher nichts.
Ein Ansatz könnte vielleicht sein mal zu überlegen einen Webservice für CAO zu schreiben.

Damit könntest du je nach Funktionen vielleicht auch Deine Probleme lösen.
Alleine wird das Projekt aber vermutlich zu aufwendig - zumindest in allen Details.

Ich werde mir mal Gedanken drüber machen.

Hallo Frank,

vielleicht ist das was für Dich: CAO-XTensions V0.5.7b für CAO 1.4.x

Helmut

Gibt die echt noch ? )))

ALso ich mach gerade genau das, da wir leider an den Grenzen des Machbaren mit CAO gekommen sind
steht grad die Entscheidung zum völligen wechsel oder einer eigenen Extension

Hab auch angedacht das als Auftragsarbeit and Herrn Trunk weiterzugeben, allerdings ist das Thema das wir brauchen relativ komplex und sehr speziell.
Daher machen wirs jetzt selbst, so kann mans in der Praxis dann testen und entsprechend umbauen wie es für uns am besten passt.

Woran wir arbeiten ist:
Generieren von Verträgen - (nicht das was in CAO Vertrag heist sondern echte Vertragswerke)
Automatisches Rechnungserstellen
Verwalten von Kundendaten

Ich weis das es sowas unter verträge gibt - theoretisch - praktisch leider ist die Funktion naja
suboptimal.
Zum einen werden Artikeländerungen oder Adressänderungen nicht mitgemacht, zum anderen ist die verwaltung für uns langsam zu unübersichtlich

Wir haben monatliche, QUartalsweise und Jährliche Dienstleistungen - das mit Artikeln zu machen auf Dauer ist nicht wirklich Optimal (nicht die Schuld von CAO ned falsch verstehen)

Statt gleich einen ganzen Beleg immer anzulegen legen wir zukünftig extern einen Artikel (ein CAO Artikel) mit jeweiligen start und end daten / intervallen etc
d.h. bei uns wird dann die rechnung aufgrund der hinterlegten artikel generiert nich gleich eine ganze rechnung als "vertrag" hinterlegt

Das hat den Vorteil das man 1. Kundespezifische infos zum Artikel schmeissen kann, zum anderen bereits im Kunden übersichtlich sieht wann er was verrechnet bekommt. Wir haben Kunden die haben im CAO allein bis zu 8 Verträge laufen - darin dann zwischen 1 und 5 Artikel

AUch bin ich flexibler beim anlegen - wenn kunde den artikel A1 immer 3mal dazu bekommen soll wenn er A nimmt dann muss ich nicht manuell darauf denken (nein stückliste bringt mir da nix)

Una natürlich gibts sowas wie eine Vertragsverwaltung in CAO natürlich nicht.
Man kanns mit eigenen Forms und viel Benutzerfelder teilweise dazu missbrauchen aber am ende wird das nix gescheites.
Ist auch logisch dafür ist CAO nicht konzipiert.


D.h. wir machen gleich eine Komplette vertragsverwaltung mit dazu so wie wirs gern hätten.

Im Gründe nehmen wir nur die Daten aus CAO (zb Adressen, Zahlungen, Artikel) und schreiben in CAO in die Rechnungen

Damit können wir CAO für alles andere wie bisher nutzen, unsere eignene Sachen laufen dann parallel in der anderen anwendung mit
und schreiben sich in die rechnungen zwecks kontrolle mit zahlungen, mahmwesen etc.


AHja man muss nicht php nehmen. Könnten wir auch machen ist aber zu umständlich für unseren Zweck.
Konstruieren werden wir das ganze mal in access - OHNE gebundene Tabellen - wir haben ohnehin ein ausprogrammiertes framework mit dem wir komplett direkt über vba mit mysql reden (gibt dann nur laufzeitobjekte und mysql keine access tabellen )

Wenns soweit dann stabil läuft machma eventuell .net drauss.
Da wir aber schon soviel fertig haben ist fürs uns viel einfacher und schneller das erstmal mit einem access frontend zu entwickeln.


wenn man sowas selbst machen will kein problem. du brauchst nur eine odbc fähig applikation und den odbc treiber für mysql 41
im grunde muss man nur in eine tabelle schreiben und aus ein paar lesen - sollte cao seine strukturen ändern hält sich der aufwand für anpassungen in grenzen

Hallo,

hört sich interessant an und könnte auch etwas für ein zukünftiges CAO sein. CAO wird aber nie jedem und allen gerecht werden können.
Übrigens bin ich nicht grad der Freund von ODBC. Mit VB.net läßt sich soetwas, meiner Meinung nach, besser erstellen, da man dann auch direkt mit MySQL arbeiten kann. Zudem ist es performanter als mit Access.
Falls dazu infos benötigt werden, z.B. Auslesen der CAO32_DB.cfg zwecks Anbindung an die Datenbank, oder eine SQL-Klasse für VB.net, dann laßt es mich wissen

Wie ich im anderen thread schon geschrieben habe du verwechselt mit ODBC da etwas )

Du meinst die gebunden Tabellen auf ODBC basis von dem redet keiner.
VB.net nimmt auch ODBC (obwohls auch eigene connectoren gibt - einzige vorteile der connectoren ist manchmal bessere performance, manchmal weniger bugs oder zumindest andere und das man keinen odbc mysql client installieren muss)

du kannst aber odbc in jeder windows tauglichen programiersprache als reinen connector nutzen genauso wie cao
- verdammt wenn ich will kann ich auch deine caodb.cfg auslesen und dessen daten für den connection string verwenden.

egal womit mans macht im grunde ist der datenzugriff immer gleich (egal ob nun access mit vba, dotnet, vb6, visual c++)

man schreibt sich eine connectoren klasse - die bei jedem lese oder schreibzugriff die connection aufmacht.
die daten werden dann jeweils in ein recordset geschrieben (oder array oder was dir grad einfällt)
bzw umgekehrt der selbe weg

sprich je transaktion wird einmal eine verbindung aufgebaut. (keine persistent connection)
ist zwar etwas langsamer als persistent umgeht aber unheimlich viel ärger - grad mysql ist auf persistent connections nicht gut zu sprechen

- welchen connector man nun nimmt, ob nun in delphi den delhi eigenen, einen odbc conenctor, oder was auch immer - vollkommen wurscht
man kann sogar beide zugriffsarten beliebig tauschen sogar zur laufzeit

das einzige was sich ändert ist beim aufbau des connects - sprech ich odbc an - oder eine dll

beides hat vor und nachteile - hauptsächlich weil alle connectoren ihre bugs haben die du erst dann bemerkts wenn plötzlich unerklärliche daten daherkommen
umgekehrt beim vb.net connector muss man wieder aufs enconding achten - beim odbc zb nicht.
von der datenintegrität sind aber beide arten identisch


btw offtopic: zum beispiel was mit odbc bugs gemeint ist kleines beispiel
man mache einen selcte der unter anderem concats enthält - dann kanns passieren das binärer müll daherkommt
da muss man die concats abändern und zustzälich explizit ASCII verlangen - der connector (von mysql) liefert nämlich sonst binären müll
nur so als beispiel ... lol

Hallo Frank,

vielleicht ist das was für Dich: CAO-XTensions V0.5.7b für CAO 1.4.x

Helmut

Danke Helmut für den Tipp!
Ich habs mal grob angeschaut und werde es mir auch im Detail mal anschauen, fürchte aber das es mein Problem nicht löst. Man könnte hier nur Anregungen zur Schnittstellenentwicklung finden - ich glaube das meiste davon weiss ich mittlerweile schon.
Die Entwicklung sind auch bereits aus 2008 - da muss sicherlich mal wieder etwas Hand angelegt werden - sollte aber kein Problem sein.

Eine Idee wäre aber mal aus so einer Art Toolsammlung als Ergänzung zur CAO eine Anwendung zu machen / diese zu integrieren. Ich komme aus dem Schwerpunkt Webentwicklung, daher finde ich es dort am einfachsten so etwas zu entwickeln. Ich sehe dies auch keinesfalls als "irgendwann mal Ersatz" für CAO Ziel, ganz im Gegenteil - ich finde beides kann gut nebeneinander bestehen. <rumspin>Der Mitarbeiter kann gut mit der nativen Applikation arbeiten und sich darauf konzentieren, Chef oder bestimmte Abteilungen/Mitarbeiter haben die Möglichkeit die Funktionen darüber hinaus mittels entsprechender Tools zu ergänzen nach Bedarf.</rumspin>

...

Danke terrorfrog für deine Ausführungen.
Kleiner Tipp nur am Rand - ich finde es etwas schwierig Deinen Ausführungen immer zu folgen was nicht unbedingt am Umfang liegt. Vielleicht geht es ja nur mir so?

Es ist richtig, die Abteilung "Vertrag" sollte eher in "Periodische Rechnungsstellung" oder vergleichbar umbenannt werden, das träfe es deutlich besser.

Deinem Vorhaben mit einer Vertragsverwaltung nähere ich mich möglicherweise auch.
Je nach Branche kommt hier schnell etwas zusammen.

Ich sehe dies aber wie redone schon schrieb - sowas ist nun mal keine klassische Aufgabe einer Wawi.
Meine Erfahrung ist das man die Funktion von wiederkehrenden Rechnungen in vielen Wawi heute noch sucht - also grundsätzlich für diesen Bereich keine Unterstützung von Haus aus hat. Ganz zu schweigen von echten Vertragsverwaltungen - was im Prinzip ein endlos dehnbarer Begriff ist.

Ich würde es gut finden wenn so etwas lauffähig als Pluin Realisiert würde mit entsprechender Oberfläche, da es nur für manche Branchen sinn macht so etwas einzusetzen und vermutlich viele mit der aktuellen Vertragsfunktion zurecht kommen. Wenn ihr mal eine Version habe und zufrieden seit, könnt ihr ja auf das Angebot von redone zurückkommen und mal überlegen, ob sowas nicht eine gute Extension werden kann?

Hallo,

Ahm Plugin wirds so erstmal nicht geben. Da ich keinen Zugang zum Code hab kann ich es auch nicht als Plugin realisieren.
Das ganze wird eine externe Anwendung die sich nur auf die Tabellen von CAO stützt und selbst eigene mitbringt.

Allerdings finde ich schon das solche funktionen wichtiger Teil einer Wawi sind.
Der Begriff "Klassischer" Wawi naja Warenwirtschaftssysteme sind teil der Wirtschafltichen Evolution.
Vor 10-15 Jahren gab es kaum "Verträge" mit regelmäßigen Zahlungen zumindest nicht für die breite Masse. Der durchschnittsbürger hatte Strom/Gase, Vielleicht Internet, Telefon und Telekabel.

Heute ist das ja anders. Immer mehr Branchen haben oder entwickeln irgendeine Form der subscription und oder Ratenzahlungen.
Ob das nun die Softwarebranche ist oder der Zahnartzt, ein Provider/Hoster, oder ein Dienstleister
Die masse an möglichen wiederkehrenden Verrechnungen ist extrem gewachsen, gerade im KMU Bereich.

Von daher wird gerade so etwas immer wichtiger. Btw wenn man der "klassischen" Wawi folgt sollte dort auch kein Webshop export enhalten sein :-))


Das was ich mache funktioniert Relativ universell.
1 - Vertragserstellung - auf Basis von CAO Artikel - bekommt eine eigene Tabelle zwecks Vertragsnummer etc.
2 - weiters gibts eine 1:n tabelle Kunde zu Vertraglichen Artikel wobei jeweils die Laufzeit, Preis, Verrechnungsdatum, Verrechnungszeitraum darin enthalten ist

D.h. Anstelle von einzelnen Belegen die man als wiederkehrend hinterlegt, hinterlegt man einzelne Artikel
Das Ergebniss ist / Kunde eine Artikelliste mit Datum und Laufzeit.

Daraus wird dann eine Rechnung generiert und wird dann als EDI Beleg in die Tabellen von CAO eingetragen - dort kann der Beleg dann fertiggestellt werden

Ein weiteres Feature ist angleichen des Zeitraums. Hat ein Kunde zb schon 5 Artikel und bekommt einen weiteren dazu besteht die Möglichkeit diesen in den selben Zeitraum setzen zu lassen und nur eine differenz Rechnung zu erstellen.
zb Kunde hat am 1.6 - diverse Artikel zur Verrechnung (Zeitraum jeweils ein Jahr)
er buch am 1.1 einen weiteren dazu - kosten 120€/Jahr netto - ebefalls Jährlich

Wählt man nun das Angleichen wird eine Rechnung erstellt mit Zeitraum 1.1 - 1.1 zu 120 Euro
gleichzeitig eine weiter Position mit minus 6 Monate zu 60 Euro mit dem Hinweis zwecks angleich des Verrechnungsdatums
Endsumme 60 Netto

am 1.6 kommt der Artikel dann dazu normal mti den 120€ im Jahr

Der Grund warum derzeit so angedacht ist um zu vermeiden das der Kunde meint er hätte schon 1 Jahr bezahlt, bzw es würde nur die hälfte Kosten etc.
Auch ist es von der Programmierung einfacher bzw im Fehlerfall weniger dramatisch wenn die Buchung / Verrechnungszeitraum gleich bleibt und der Zeitraum mit einer getrennten Position angeglichen wird.

Das ganze ist aber noch im werden, und es würde sicher erstmal dauern bis es wirklich für andere verwendbar wäre, ist zur zeit für den reinen Eigengebrauch konzipiert.
Wenns soweit fertig ist werde ich erstmal mit Thoren in Kontakt treten und darüber sprechen ob er das so als CAO funktion integrieren möchte oder ob ich das selbst als externes Addon anbiete.

Zwar wäre ein "addon" flexibler auch im Updateprozess allerdings gibts schon einige Externe Addons und irgendwann gehen wir dann darin unter :-))
Nur hätte die externe Variante einen weiteren Vorteil. Man könnte Aussendienstmitarbeiter damit losschicken ohne sich ums Berechtigungsmodell von CAO kümmern zu müssen.
Sprich man könnte eine sehr eingeschränkte Variante draus machen das ein aussendienstler keine chance hat irgendetwas anderes zu sehen als seine eigenen Verträge und Kunden.

Das ist zur Zeit meiner Meinung nach noch ein Problem bei CAO. ZWar ist die Rechteverwaltung besser als bei vielen ähnlichen Programmen für den KMU Bereich aber meiner MEinung nach nicht ausreichend.

Man soll nicht unterschätzen wiviel Schäden durch Mitarbeiter entstehen (bzw ehemalige die sich irgendwann mal vorsorglich die DB kopiert haben)
Leider ist das ein Thema dem Allgemein zu wenig Beachtung geschenkt wird - naja in letzter Zeit ist Datenschutz wieder wichtiger geworden lol - ja der snowden hat jetzt schon milliarden aufträge verursacht überall auf der Welt.
Verschlüsselungs und VPN Produkte sind zur Zeit relativ beliebt hehe

Falls dazu infos benötigt werden, z.B. Auslesen der CAO32_DB.cfg zwecks Anbindung an die Datenbank, oder eine SQL-Klasse für VB.net, dann laßt es mich wissen

Hi,

Danke fürs angebot aber wir haben ein komplettest klassenset und framework für vba und mysql
sozusagen als casestudy haben wirs jetzt mal mit access gemacht wobei wir nur die forms klassen und die reports von access verwenden

der rest ist ausprogrammiert.
das ganze läuft soweit mal wirklich endgültig befriedigend ist es freilich nicht.
zum einen mussten wir die zusatztabellen in mysql4 legen um wenigens joinen zu können aber dann hast eben die 4er limitierungen
ausserdem ist der odbc connector für 4 auch nicht das gelbe vom ei

kurzfristig war das jetzt zwar eine zischenlösung langfristig wirds aber wohl auf einen kompletten technologiewechsel hinauslaufen
das betrifft jetzt nicht nur mein vertragsmodul sondern das ganze erp

so hätt ich mittlerweile zb gern tablets etc im einsatz, da jetzt nur ein thick client vertragsmudol auf android zu bauen ist sinnfrei,
eine server anwendung zb java oder zend framework 2 mit api eigentlich auch solang cao weiterhin als thick client auf delphi rennt


irgendwie ist zur zeit alles relativ unbefriedigend )